10 Tipps für effektive Meetings

Meetings sind dazu da, Ideen zu entwickeln, Projekte voranzubringen und die Zusammenarbeit zu fördern. Selbst die schwierigsten Herausforderungen können gemeistert werden, wenn alle Teammitglieder auf der gleichen Seite stehen und genau wissen, was zu tun ist. Gerade bei Bauprojekten, bei denen eine Vielzahl unterschiedlicher Interessengruppen zusammenkommen und koordiniert werden müssen, können effektive Meetings erheblich zum Projekterfolg beitragen.

In der Realität finden wir uns Woche für Woche in langen und alles anderen als zielführenden Meetings wieder, die ihren eigentlichen Zweck nicht erfüllen, sondern vielmehr als Produktivitätskiller einzustufen sind.

Dies ist zumindest das Ergebnis unzähliger Studien. In den USA sollen laut einer Studie pro Jahr etwa 37 Milliarden US-Dollar durch schlechte Meetings verschwendet werden. In einem Artikel des Wirtschaftsmagazins Brand Eins heißt es, dass von den rund sechs Stunden Meetingzeit, die im Durchschnitt pro Woche anfallen, rund die Hälfte nachweislich unproduktiv und damit überflüssig sind.

Ob Sie nun Meeting-Fan oder Meeting-Muffel sind, auf kurz oder lang werden Sie an diesen nicht vorbeikommen. Umso wichtiger ist es, dass Sie Ihre Meetings so konstruktiv und effektiv wie möglich gestalten und so Zeit- und Kostenvorteile realisieren.

Wir haben Ihnen nachfolgend 10 Tipps zusammengestellt, die sich bei unserer Zusammenarbeit bewährt haben. Zudem zeigen wir Ihnen auch gleich, wie Sie diese mit YourProject umsetzen können. Als los geht’s!

Tipp 1: Überlegen Sie sich gut, ob es wirklich ein Meeting sein muss?

Stellen Sie sich zunächst die Frage, ob ein Meeting für den konkreten Sachverhalt zwingend notwendig ist. Gründe für ein Zusammenkommen können bespielweise das Treffen von wichtigen Entscheidungen oder dem gemeinsamen Erarbeiten von Lösungsvorschlägen sein. Doch auch für die Entwicklung eines starken Teams und einer Gruppendynamik, eigenen sich Meetings wie kein anderes Medium. Lässt sich das Problem dagegen auch mit einem Telefonat oder in einem Gruppenchat klären, sind diese Kommunikationsmethoden definitiv zu bevorzugen.

Mit YourProject haben Sie die Möglichkeit durch ganz verschiedene Funktionen gemeinsam als Team zusammenzukommen, ohne dass Sie sich dafür zwingend zusammensetzen müssen. So können Sie Projektbeteiligte in einer gemeinsamen Dokumentenbasis über den Projektfortschritt unterrichten, in Plänen in Form von Kommentaren gezieltes Feedback geben oder sich über unsere Direktnachrichten miteinander austauschen.

Tipp 2: Je weniger Teilnehmer, desto besser

Grundsätzlich gilt: Je weniger Teilnehmer, desto besser. Nur wer etwas beitragen kann, muss auch anwesend sein. Dazu gehören auf jeden Fall die Entscheidungsträger und die jeweiligen Fachexperten. Falls der Projektleiter vom Entscheidungsträger abweichen sollte, macht es Sinn, diesen ebenfalls miteinzubeziehen. Wir sind zu der Einschätzung gekommen, dass eine Anzahl von drei bis vier Personen ideal ist, während wir Meetings mit mehr als acht Personen grundsätzlich vermeiden.

Ein kleinerer Personenkreis bedeutet jedoch nicht, dass die übrigen Projektmitglieder von dem Meeting auszuschließen sind. Vielmehr sind diese im Anschluss mit einem entsprechenden Protokoll zu unterrichten. Bei YourProject können Projektbeteiligte direkt auf der Plattform Besprechungsprotokolle anfertigen und mit den anderen Projektmitgliedern teilen. Dazu später mehr.

In unserem Online-Workspace lassen sich direkt in den Projekten Gesprächsprotokolle anfertigen, die dann von allen Teammitglieder eingesehen und kommentiert werden können.

Tipp 3: Die richtige Tageszeit auswählen

Auch wenn sich die ideale Tageszeit gerade bei Meetings mit vielen Teilnehmern häufig nur schwer unter einen Hut bringen lässt, empfehlen wir deren Bedeutung keinesfalls außer acht zu lassen. Studien zeigen, dass wir zu bestimmten Zeit eine erhöhte Aufmerksamkeit aufweisen und schnellere Entscheidungen treffen können, während wir kurz vor der Mittagspause mit den Gedanken schon ganz wo anders sind. Empfohlen werden die Zeitspannen zwischen 08:30 Uhr und 11:30 Uhr und 14:30 Uhr und 17:30 Uhr.

Um dem Problem der Koordination von Terminen entgegenzukommen, haben Sie bei YourProject die Möglichkeit, diese mit allen Projektmitgliedern direkt auf der Plattform abzuwickeln. Dies ist gerade bei einem Personenkreis ab drei Personen von erheblichem Vorteil. Ansonsten genügt natürlich auch ein einfacher Griff zum Hörer.

Tipp 4: Das Erstellen einer Agenda inkl. Zielvorgaben

Wenn wir uns für einen Tipp hätten entscheiden müssen, dann für diesen. Die Agenda ist für das Meeting das, was der Projektplan für das Projekt ist. Hier ist schriftlich festzuhalten, wie das Meeting abgehalten und welche Ziele mit diesem erreicht werden sollen. Oder um es mit dem Entrepreneur und Beeinflusser Neil Patel zu sagen: „No purpose, no meeting“.

Neben der inhaltlichen Vorbereitung ist es genau so wichtig, dass die Agenda rechtzeitig erstellt und allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt wird. Dabei gilt, je früher, desto besser. Damit eine Kenntnisnahme und Auseinandersetzung garantiert ist, sollte die Agenda spätestens zwei Tage vor dem eigentlichen Meeting jeden Teilnehmer erreicht haben, auch bekannt als die 48 Stunden Regel.

Bei unserem Terminmanagement können Sie nicht nur Termine koordinieren, sondern auch direkt in dem jeweiligen Termin eine Agenda oder ein Protokoll erstellen. Der Vorteil ist, dass alle Teilnehmer darauf Zugriff haben und automatisch über Veränderungen informiert werden. Der Meetingleiter kann also direkt auf der Plattform eine Agenda anlegen, die sodann von den restlichen Teilnehmern eingesehen und kommentiert werden kann.

Tipp 5: Richtig auf das Meeting vorbereiten

Auch wenn der Meetingleiter hierauf nur bedingt Einfluss hat, macht ein Meeting nur dann Sinn, wenn sich jedes Mitglied entsprechend auf dieses vorbereitet und sich im Vorfeld mit den Inhalten und Zielen auseinandersetzt. Die Basis stellt hier die eben angesprochene Agenda dar. Zudem sollten Teammitglieder, die regelmäßig unvorbereitet zu den gemeinsamen Treffen erscheinen, darauf angesprochen werden.

Ein Tesla Mitarbeiter drück das auf Quora wie folgt aus: „Wenn wir uns mit Elon (Musk) treffen, sind wir vorbereitet. Denn sind wir das nicht, lässt er dich das wissen. Er stellt dir dann eine Frage und wenn du keine Antwort parat hast, na dann viel Glück.“

„Wenn wir uns mit Elon (Musk) treffen, sind wir vorbereitet. Denn sind wir das nicht, lässt er dich das wissen. Er stellt dir dann eine Frage und wenn du keine Antwort parat hast, na dann viel Glück.“

Tesla Mitarbeiter auf Quora.com

Tipp 6: Das Bestimmen eines Moderators

So wie jedes Projekt einen Projektleiter benötigt, so empfiehlt sich bei Meetings die Bestimmung eines Moderators. Auch wenn dieser nicht explizit bestimmt werden muss, sollte eine möglichst neutrale Person die Oberhand über das Geschehen bewahren. In den meisten Fällen ist dies wohl die einladende Person. Neben der Führung des Gesprächs, ist der Moderator vor allem für die Einhaltung der Agenda verantwortlich, wozu wir beim nächsten Tipp kommen.

Tipp 7: Verlieren Sie niemals den Fokus

Mit einem Meeting können ganz verschiedenen Ziele verfolgt werden. So kann ein Kick-Off Meeting zu Projektbeginn dafür sorgen, dass die Projektmitglieder motiviert und engagiert in das Projekt starten. Erfolgsentscheidend ist, dass Ziele vorher festgelegt und während des Meetings auch verfolgt werden. Wir sind der Meinung, dass gerade bei Kreativmeetings ein gewisser Spielraum bestehen muss und ein stringentes Abarbeiten einer detaillierten Agenda nicht zwingend ein erfolgreiches Meeting ausmacht. Dennoch sollten Sie die vorab definierten Ziele unter keinen Umständen aus den Augen verlieren und alles danach ausrichten, diese zu erreichen.

Tipp 8: Meeting gemeinsam kurz zusammenfassen

Sind alle Punkte abgearbeitet, ist das Besprochene nochmal kurz in der Gruppe zusammenzufassen. Im Idealfall übernimmt auch diese Aufgabe der Moderator. Bei dieser Gelegenheit bietet sich auch die Chance, die Teilnehmer nach Feedback und möglichen Unklarheiten zu Fragen.

Zum Ende des Treffens bietet sich für den Moderator die Möglichkeit das Besprochene kurz Zusammenzufassen und eine Q&A-Session abzuhalten um Missverständnisse aus dem Weg zu Räumen.

Foto: iStock/Portra

Tipp 9: Ein Protokoll inkl. Aufgaben erstellen

Neben dem Verfassen einer gut strukturierten Agenda, stellt die Erstellung eins Gesprächsprotokolls einen weiteren wichtigen Baustein auf dem Weg zum effektiven Meeting dar. Zum einen wird das Besprochene schriftlich fixiert, was die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Umsetzung deutlich erhöht. Zum anderen lassen sich übrige Projektmitglieder, die nicht an dem Meeting teilgenommen haben, informieren.

Wir gliedern unsere Protokolle intern genau so wie die Agenda und fassen das wichtigste unter jedem Thema kurz zusammen. Zudem bekommt jeder Teilnehmer unmittelbaren Zugriff auf das Protokoll und bestätigt dies kurz. Dies dient erneut dem Vermeiden von Unklarheiten. Weiterhin sind die zu erledigenden Aufgaben unbedingt festzuhalten. Hier sind im Idealfall sowohl die verantwortliche Person, wie auch das Fälligkeitsdatum zu bestimmen.

Auf unserer Plattform haben Sie die Möglichkeit Protokolle direkt in Ihrem Projekt zu erstellen. Während die Gesprächsteilnehmer hierauf automatisch Zugriff bekommen, können die Inhalte mit nur einem Klick auch den übrigen Projektmitgliedern zur Verfügung gestellt werden. Die Protokolle müssen also nicht wie gewohnt an alle einzeln verteilt werden. Vielmehr findet ein gemeinsamer Austausch statt, der letztlich allen Beteiligten zugutekommt.

Tipp 10: Nachverfolgen der Aufgaben

Nachdem Sie das Meeting erfolgreich abgeschlossen haben, sind die definierten Aufgaben umzusetzen und noch vor dem nächsten Zusammenkommen zu erledigen. Dringend abzuraten sind anschließende Treffen, in denen bereits definierte Aufgaben erneut zur Debatte gestellt werden. Vielmehr sollte bei nächsten Treffen über den Fortschritt und das in der Zwischenzeit erreichte diskutiert werden. Hierbei kann Ihnen das angefertigte Protokoll weiterhelfen. Gehen Sie dieses beim nächsten Treffen nochmal gemeinsam durch und stellen Sie sich, dass auch wirklich alle Aufgaben abgeschlossen sind.

Die 10 Tipps im Überblick

• Tipp 1: Überlegen Sie es sich gut, ob e wirklich ein Meeting sein muss
• Tipp 2: Je weniger Teilnehmer, desto besser
• Tipp 3: Die richte Tageszeit wählen
• Tipp 4: Das Erstellen einer Agenda inkl. Zielvorgaben
• Tipp 5: Richtig auf das Meeting vorbereiten
• Tipp 6: Das Bestimmen eines Moderators
• Tipp 7: Gemeinsames Ziel nicht aus den Augen verlieren
• Tipp 8: Meeting gemeinsam kurz zusammenfassen
• Tipp 9: Ein Protokoll inkl. Aufgaben erstellen
• Tipp 10: Nachverfolgen der Aufgaben