8 Tipps, um mehrere Bauprojekte parallel zu managen

Am Bau beteiligte Unternehmen haben üblicherweise mehrere Projekte parallel zu managen. Zwar hängen die Projekte meist nicht direkt voneinander ab. Dennoch nehmen die Projektmanagementaufgaben mit jedem zusätzlichen Auftrag eine neue Dimension an. Ressourcen sind effizienter zu verteilen, die Rolle der Projektleiter gewinnt immer mehr an Bedeutung und die eigene Koordinationsfähigkeit wird auf die Probe gestellt.

Gerade in der heutigen Zeit, in der sich viele Betriebe vor Projektanfragen kaum retten können, ist ein gelungenes Multiprojektmanagement unerlässlich. Wie behält man den Gesamtüberblick, wie sind Projekte und Aufgaben zu priorisieren und welche Rolle spielt dabei der Einsatz von neusten Technologien? Mit diesen und weiteren Fragen haben wir uns auseinandergesetzt und die Ergebnisse anhand von acht Tipps zusammengefasst.

Tipp 1: Projekte bedacht auswählen

Die Bearbeitung mehrerer Projekte fängt zumeist bei der Auswahl dieser an. Erfahrungsgemäß akzeptieren wir mehr Aufträge als wir sollten, weil wir die Vorteile über- oder den Aufwand unterschätzen. Gerade in Zeiten, in denen die Nachfrage so hoch ist wie seit Jahren nicht, laufen wir Gefahr zu viele Projekte anzunehmen und damit verbundene Risiken zu verkennen. Denn reichen die zeitlichen und finanziellen Ressourcen bei einem Projekt nicht aus, kann sich dies auch schnell auf die anderen Projekte und deren Fortschritt auswirken.

Ein weiteres Problem ist, dass häufig Projekte angenommen werden, die nicht in das eigene Portfolio passen. Mit der Auswahl der richtigen Projekte beschäftigt sich das Projektportfoliomanagement. Wie dabei vorzugehen ist, beschreibt ein Artikel von The Project Group, den Sie hier finden. Neben Zeit, Umfang und Rentabilität empfehlen wir dabei auch auf die Personen zu achten, die während des Projektes eine zentrale Rolle spielen. Schließlich ist die Bildung eines starken Teams für einen erfolgreichen Projektabschluss die Grundvoraussetzung.

Setzten Sie sich im Vorfeld deshalb intensiv mit Ihrem Gegenüber und dem jeweiligen Projekt auseinander und nehmen Sie nur solche Projekte an, die in Ihr Portfolio passen. Auch wenn dies bedeutet, dass Sie das eine oder andere Mal auf einen scheinbar lukrativen Auftrag verzichten müssen.

Tipp 2: Den Gesamtüberblick behalten

Wer immer nur auf die aktuell zu erledigenden Aufgaben schaut verliert schnell den notwendigen Gesamtüberblick. Deshalb ist es wichtig, regelmäßig von oben auf das eigene Portfolio zu schauen. Gemeint ist damit, dass alle Projekte, Aufgaben und Teilaufgabe gemeinsam betrachtet und geplant werden. Ansonsten sind Überscheidungen von Fälligkeitsterminen und Zeitplankonflikte vorprogrammiert.

Eine integrierte Projektplanung gibt Ihnen den notwenigen Überblick über Ihre Arbeit. Erstellen Sie für Ihre Projekte deshalb einen Masterplan, der eine Zeitleiste für jedes Projekt erhält, aus dem die beteiligten Mitarbeiter hervorgehen und stellen Sie eine Verbindung zu den einzelnen Detailplänen her.

Hinzukommt, dass die Projekte häufig unterschiedlich organisiert werden und verschiedene Medien zum Einsatz kommen. Hier seinen E-Mail, Datenpool, CAD-Programme oder Ausschreibungstools aufzuzählen. Greifen Sie deshalb auf Lösungen zu, die eine einheitliche Herangehensweise ermöglichen und die genannten Funktionen an einer Stelle zusammenführen.

Tipp 3: Eine Reihenfolge festlegen

Der Blick von oben hilft nicht nur dabei, den Gesamtüberblick zu behalten, sondern auch dabei die zu erledigenden Aufgaben zu priorisieren. Schließlich gibt es Aufgaben, die für Sie als Unternehmen mehr oder weniger wichtig sind. Dies kann mit dem Umfang, der Komplexität dem geplanten Fertigstellungstermin oder bestehenden Abhängigkeiten zu tun haben.

Versehen Sie deshalb jede Aufgabe mit einer Priorität und legen Sie anschließend eine Reihenfolge fest, in der diese abzuarbeiten sind. An aller ersten Stelle sollten hierbei Aufgaben stehen, die das Unternehmen und die Projekte am laufenden halten. Als bewährte Methode hat sich hier das Eisenhower-Prinzip erwiesen. Mithilfe einer Matrix, in der die Aufgaben nach Dringlich- und Wichtigkeit eingestuft werden, lassen sich die zu erledigenden, zu terminierenden, zu delegierenden und abzulegenden Aufgaben identifizieren.

Tipp 4: Projekte strukturiert angehen

Zahlreiche Studien belegen, dass Multitasking zu deutlich schlechteren Ergebnissen führt, als wenn wir eine Aufgabe nach der anderen bearbeiten. Dies zeigt auch eine aktuelle Studie der vistem GmbH & Co. KG und Prof. Dr. Ayelt Komus. Eine Befragung von 400 Unternehmen in Deutschland ergab: Je mehr Multitasking im Unternehmen verbreitet ist, desto höher wird das Einsparpotential für Aufwände eingeschätzt. Trotzdem gaben nur 2% der Befragten an, kein Multitasking zu betreiben, während fast die Hälfte mit vier oder fünf Aufgaben gleichzeitig betraut ist.

Auf der anderen Seite raten wir davon ab, sich zu sehr in einzelne Projekt zu vertiefen und andere zu vernachlässigen. Aufgrund ihrer Komplexität braucht es meist eine Weile sich in Bauprojekte einzuarbeiten. Wir empfehlen deshalb, auch regelmäßig an solchen Aufgaben zu arbeiten, die auf der Prioritätenliste nicht ganz oben stehen. Allerdings mit einer geringeren Intensität.

Um die wichtigsten Aufgaben schnellstmöglich zu erledigen, jedoch die übrigen nicht zu vernachlässigen, teilen wir uns bei YourProject den Arbeitstag in zwei Phasen ein. Die ersten zwei Drittel werden für die Aufgaben mit den höchsten Prioritäten genutzt. Anschließend bleibt dann im letzten Drittel ausreichend Zeit, um auch bei den weniger wichtigen Themen einen Workflow beizubehalten.

Zahlreiche Studien belegen, dass Multitasking zu deutlich schlechteren Ergebnissen führt, als wenn wir eine Aufgabe nach der anderen bearbeiten.

Foto: iStock/vitrac

Tipp 5: Anfangsphasen nicht unterschätzen

Projektbeteiligte kennen das Phänomen: Nach einer relativ entspannenden Anfangsphase nimmt die Intensität zu, je näher der Fertigstellungstermin rückt. Lange, stressige Arbeitssitzungen sind die Folge. Dieser Ablauf lässt sich auch mit dem Pareto-Prinzip erklären: 80% des Projektes bzw. des Projektabschnittes werden in den letzten 20% der Zeit erledigt, die zur Verfügung steht. Dieses Phänomen ist zumeist auf zu lange Projektphasen und mangelnde Zwischenziele zurückzuführen.

Entgegen dieser Beobachtung sind jedoch gerade die ersten Tage bzw. Wochen eines Projektabschnitts eine kritische Phase. Zum einen werden hier die Weichen für den weiteren Projektfortschritt gestellt. Zum anderen wirkt sich ein erfolgreicher Projektstart motivierend auf alle Beteiligten aus und ist die Grundlage für den Aufbau eines Workflows.

Achten Sie deshalb bei Ihrem nächsten Projekt bewusst auf die Anfangsphase und schlagen Sie aus dieser Kapital. Durch einen gleichmäßigen Arbeitseinsatz lassen sich stressige Endspurts, lange Nachschichten oder gar Verschiebungen der Fristen vermeiden.

Tipp 6: Aufgaben verteilen und delegieren

Dies gilt sowohl für die Zusammenarbeit im eigenen Team, wie auch beim Hinzuziehen von Experten. Auch hier kann auf die Priorisierung der Aufgaben zurückgegriffen werden. Nach dem Eisenhower-Prinzip sind Aufgaben immer dann zu delegieren, wenn diese nicht wichtig, jedoch dringend zu erledigenden sind. Weiterhin gibt es bei jedem Projekt Aufgaben die Dritte aufgrund ihrer Spezialisierung schneller und besser lösen können.

Eine besondere Rolle nimmt dabei der Projektleiter ein, der nicht Mikromanagement betreiben sollte, sondern vielmehr die Aufgabe hat ein starkes Team aufzustellen, dieses zu koordinieren und den richtigen Weg für die Projektentwicklung vorzugeben.

Gerade bei der Realisierung mehrere Projekte ist die Verteilung von Aufgaben und das Vertrauen auf andere einer der wichtigsten Faktoren. Sie geben Ihre Teammitglieder dabei nicht nur die Chance wichtige Erfahrungen zu machen und Verantwortung zu übernehmen, sondern haben auch mehr Zeit, sich mit den wirklich wichtigen Fragen zu beschäftigen.

Tipp 7: Regelmäßiger Austausch zwischen allen Projektbeteiligten

„Projektmanagement ist zu 90% Kommunikation zwischen den Beteiligten“, so der Projektmanagement-Experte Dr. May Mark Meyer. Mit zunehmender Auftragslage gewinnt die Kommunikation immer mehr an Bedeutung. Nur wenn sich die Beteiligten regelmäßig und gezielt austauschen, kann der Gesamtüberblick bewahrt werden. Fehlkommunikation hat hingegen Zeit- und Geldverluste zur Folge, die es zu vermeiden gilt.

Im Idealfall sollte diese Kommunikation nicht nur zwischen einzelnen Beteiligten, sondern dem gesamten Projektteam stattfinden. Gerade für Betriebe, die mehrere Projekte parallel managen, stellt dies jedoch eine Herausforderung dar. Es kommen verschiedene Medien zum Einsatz, geteilte Informationen lassen sich nur schwer wiederfinden und Projektmitglieder, die erst später hinzustoßen, haben Schwierigkeiten den Anschluss zu finden.

Durch den Einsatz von den richtigen Tools aber auch das gemeinsame Definieren von Kommunikationsregeln können die angesprochenen Probleme erheblich reduziert werden.

Tipp 8: Die richtigen Tools verwenden

Wir haben bereits mehrfach auf den Einsatz der richtigen Technologien hingewiesen. Projektleiter berichten uns häufig, dass ihre einzige Aufgabe im Grunde genommen darin besteht, Informationen zu sammeln, Zeitpläne zu aktualisieren und eine einigermaßen übersichtliche Dokumentenstruktur zu bewahren. Wertvolle Arbeitszeit, die eigentlich an anderer Stelle benötigt wird.

Wir bei YourProject wollen dieses Problem vermeiden und ermöglichen es Projektteams alle wichtigen Informationen an einer Schnittstelle zusammenzuführen. Egal ob Planaustausch, Kommunikation oder Projektmanagement – all das lässt sich direkt auf unserer Plattform gemeinsam abwickeln. Ein Überblick zu unserem Workspace und den einzelnen Funktionen erhalten Sie hier.

Die acht Tipps im Überblick

• Tipp 1: Projekte bedacht auswählen
• Tipp 2: Den Gesamtüberblick behalten
• Tipp 3: Eine Reihenfolge festlegen
• Tipp 4: Projekte strukturiert angehen
• Tipp 5: Anfangsphasen nicht unterschätzen
• Tipp 6: Aufgaben verteilen und delegieren
• Tipp 7: Regelmäßiger Austausch zwischen allen Projektbeteiligten
• Tipp 8: Die richtigen Tools verwenden