8 Tipps für das Zeitmanagement von Bauprojekten

Rund 50% der in den vergangenen fünf Jahren errichteten Eigenheime wurden nicht pünktlich fertig. Ein Viertel der Eigenheime konnte dabei erst mit einer Verzögerung von drei Monaten oder länger bezogen werden. Das sind Ergebnisse der „Bauherren-Studie 2017“ des Bauherren-Beraters Almondia.

Diese Zahlen sind in den meisten Fällen auf eine mangelnde Terminplanung als Teil des Projektmanagements zurückzuführen. Während Automobilhersteller oder Softwareentwickler branchespezifische Methoden wie Lean Management oder Scrum entwickelt haben, scheint das dem Thema in der Baubranche nach wie vor vernachlässigt zu werden.

Wir haben uns deshalb die Frage gestellt, worauf es bei einer gelungenen Zeitplanung ankommt und die Ergebnisse anhand von 8 Tipps zusammengefasst. Dabei haben wir uns neben den klassischen Methoden auch an modernen Methoden, wie dem agilen Projektmanagement, orientiert.

Tipp 1: Planung möglichst transparent gestalten

Für die Erstellung realistischer und erfolgsversprechender Terminpläne ist der Planungsprozess möglichst transparent zu gestalten. Unsere Beobachtungen zeigen, dass die Pläne häufig nicht ausreichend kommuniziert und die Verantwortlichen nicht ausreichend in die Planung eingebunden werden. Dies hat zur Folge, dass Zeitrahmen falsch eingeschätzt werden und Konflikte zwischen den unterschiedlichen Aufgabebereichen entstehen.

Betrachten Sie die Zeitplanung daher als eine gemeinsame Aufgabe, an der alle Verantwortlichen mitwirken. Erarbeiten Sie die Pläne im Team und sorgen Sie dafür, dass diese von allen Projektbeteiligten regelmäßig aktualisiert werden. Eine besondere Rolle nimmt dabei der Projektsteuerer ein, der für die Planung und das Controlling verantwortlich ist.

Tipp 2: Projekt richtig strukturieren

Noch bevor erste Zeitpläne und Prognosen erstellt werden, empfiehlt es sich, das Projekt im Rahmen der Strukturierung in Aufgaben bzw. Teilaufgaben zu unterteilen. Hierzu geben Vertragsordnungen wie die Honorarordnung für Architekten und Ingeniere (HOAI) oder die Makler- und Bauträgerverordnung (MaBV) erste Anhaltspunkte. Während sich auf der obersten Ebene eine zeitorientierte Gliederung nach den Projektphasen empfiehlt, bietet sich in den darauffolgenden Ebenen eine funktions- oder objektorientierte Gliederung an.

Ziel einer solchen Strukturierung ist es, einen Gesamtüberblick über die zu erledigenden Aufgaben und eine Orientierung für weitere Planungsmaßnahmen zu schaffen. Ein solcher Strukturplan ist jedoch nicht als starres Dokument einzustufen, sondern mit dem Projektfortschritt anzupassen und zu erweitern.

Tipp 3: Erstellung eines groben Zeitplans

Sobald Sie eine Idee davon haben, wie das Projekt angegangen werden muss und die wesentlichen Aufgaben definiert sind, können in einem groben Zeitplan erste zeitliche Einschätzungen abgegeben werden. Wie detailliert dabei vorzugehen ist, hängt von der jeweiligen Projektphase und dem Zeitpunkt der Planerstellung ab.

Auf Grundlage des Strukturplans ist zunächst ein grober Zeitplan für das gesamte Projekt zu erstellen. Dabei sind auf maximal drei Gliederungsebenen alle wesentlichen Aufgaben bzw. Teilaufgaben festzuhalten, die auf der untersten Ebene einen zeitlichen Umfang von maximal zwei bis vier Wochen umfassten sollten. Zudem ist für jede der Teilaufgaben ein Meilenstein zu definieren.

Tipp 4: Erstellen von detaillierten Zeitplänen

In einem zweiten Schritt planen die Beteiligten dann im Detail, welche Aufgaben für das Erreichen des jeweiligen Meilensteins und damit zur Erfüllung der Teilaufgabe notwendig sind. Die Planung sollte dabei immer zum Beginn einer Teilaufgabe und mit allen der an der Aufgabe Beteiligten stattfinden.

Neben einem Start- und Enddatum, ist jede Aufgabe mit dem Verantwortlichen und einem Status (in Prozent) zu versehen. Zudem macht es gerade in der Bauphase Sinn, die Abhängigkeiten der jeweiligen Aufgabe kenntlich zu machen und den kritischen Pfad zu ermitteln.

Oftmals werden zu Projektbeginn zu detaillierte Zeitpläne erstellt, die sodann nicht eingehalten werden können. Wir empfehlen daher das gesamte Projekt grob zeitlich Abzuschätzen und detaillerte Pläne für Projektabschnitte mit einer Dauer von zwei bis vier Wochen zu erstellen.

Tipp 5: Besonders Augenmerk auf die Planungsphase

Bei der Terminplanung von Bauprojekten ist ein besonderes Augenmerk auf die Planungsphase zu legen, die häufig bis zu 50% der Projektdauer beansprucht. Während die Bauphase einen starren und stabilen Prozess darstellt, ist die Planungsphase von Unsicherheiten geprägt. Ob ein Entwurf auf Anhieb den Anforderungen des Bauherrn gerecht wird oder weitere Varianten zu erarbeiten sind, ist im Vorfeld nicht abzusehen.

Deshalb sollte in dieser Phase weniger die Bestimmung von Fertigstellungsterminen, sondern viel mehr die Zusammenarbeit und die Gestaltung dieser in den Vordergrund gestellt werden. Mit diesem Thema werden wir uns in den kommenden Wochen in einem gesonderten Beitrag beschäftigen.

Tipp 6: Der richtige Umgang mit Verzögerungen

Selbst ein noch so gut durchdachter Zeitplan schließt es nicht aus, dass Aufgaben nicht rechtzeitig fertiggestellt werden und es zu Verzögerungen kommt. Zum einen lassen sich für bestimmte Aufgaben – wie bereits oben erwähnt – nur schwer verlässliche Angaben machen. Zum anderen handelt es sich bei jedem Bauprojekt um einen einmaligen Vorgang, der durch nicht beeinflussbare Vorgänge und Ereignisse bestimmt ist.

Um dennoch eine frühestmögliche Fertigstellung zu erreichen, ist es wichtig, dass auftretende Probleme schnellstmöglich mit den restlichen Projektbeteiligten kommuniziert und gemeinsam Lösungen erarbeitet werden. Dadurch lassen sich Folgefehler vermeiden und Verzögerungen unmittelbar wiedergutmachen.

Tipp 7: Abhalten von regelmäßigen Meetings

Wie aus dem ersten Tipp hervorgeht, kann eine erfolgreiche Zeitplanung nur dann gelingen, wenn alle Verantwortlichen in den Prozess involviert sind und aktiv an der Planung teilnehmen. Dabei ist das Abhalten von regelmäßigen Ereignissen bzw. Meetings unverzichtbar.

Dies stellt bei Bauprojekten erfahrungsgemäß jedoch häufig eine Herausforderung dar. Anders als bei der Entwicklung von neuer Software, ist es unmöglich, dass sich Teams in sogenannten Daily Scrums zusammensetzen, um sich einen Überblick über den aktuellen Stand der Arbeit zu verschaffen und anstehende Aufgaben zu planen.

Dennoch sollten sich die Beteiligten zumindest zur Erstellung der jeweiligen Detailpläne und zur Abnahme der im Vorfeld definierten Meilensteine zusammensetzen. Während der Umsetzung der in der Detailplanung definierten Aufgaben gilt es hingegen durch einen regelmäßigen Austausch und der gemeinsamen Aktualisierung des Plans in Kontakt zu bleiben.

Tipp 8: Regelmäßiges Feedback und Analyse der Planung

Regelmäßiges Feedback ist gerade in der Anfangsphase ein Projektbeschleuniger. Das gilt sowohl im Hinblick auf einzelne Aufgaben, wie auch die allgemeine Herangehensweise. Jedes Team braucht Zeit, bis es vollständig eingespielt ist. Werden positive wie auch negative Auffälligkeiten frühzeitig angesprochen, lassen sich diese in künftige Projektphasen übernehmen bzw. in diesen vermeiden.

Wie oft eine solche Feedbackrunde abgehalten werden sollte, hängt vom Umfang des Projektes und der Anzahl der Projektbeteiligten ab. Wir empfehlen jedoch, dass sich die Verantwortlichen zumindest nach jeder Projektphase zusammensetzen und eine Resümee ziehen.

Zudem ist die Terminplanung während des gesamten Projektes zu analysieren und herauszufinden, wie sich bestehende Prozesse bei künftigen Projekten optimieren lassen. Durch das Dokumentieren von Differenzen zwischen Soll-Ist-Abweichungen und das Einholen von Feedback können wertvolle Erkenntnisse gewonnen werden.

Die acht Tipps im Überblick

• Tipp 1: Planung möglichst transparent gestalten
• Tipp 2: Projekte richtig strukturieren
• Tipp 3: Erstellung eines groben Zeitplans
• Tipp 4: Erstellen von detaillierten Zeitplänen
• Tipp 5: Besonderes Augenmerk auf die Planungsphase
• Tipp 6: Der richtige Umgang mit Verzögerungen
• Tipp 7: Abhalten von regelmäßigen Meetings
• Tipp 8: Regelmäßiges Feedback und Analyse der Planung