Krisenmanagement bei Bauprojekten

Jedes Projektteam möchte sie vermeiden, doch manchmal kommt man selbst bei einem noch so guten Management nicht an ihnen vorbei. Die Rede ist von Projektkrisen. Während die Lösung von komplexen Problemen für viele Baubeteiligte zum Alltag gehört, stellen Projektkrisen eine besondere Herausforderung dar. Schließlich geht es hier um das Projekt als Ganzes, das zu scheitern droht.

Wann kann von einer Krise die Rede sein, wie lassen sich Projektkrisen rechtzeitig identifizieren und wie ist umzugehen mit einem Projekt, das völlig aus dem Ruder gelaufen ist? Fragen, mit denen sich jeder Baubeteiligte auseinandersetzen sollte. Denn je besser sie auf kritische Situationen eingestellt sind, desto eher lassen sich gemeinschaftliche Lösungen entwickeln, die das Projekt wieder auf die richtige Spur bringen.

Was versteht man unter einer Projektkrise?

Bauprojekte zeichnen sich durch ihre Einzigartigkeit und ihre Komplexität aus. Bis zum erfolgreichen Projektabschluss vergehen zumeist mehrere Monate, wenn nicht sogar Jahre. In dieser Zeit begegnen die Projektbeteiligten eine Vielzahl von Problemen, die in der Regel relativ schnell gelöst sind. Von einer Projektkrise spricht man hingegen dann, wenn sich mehrere kritische Situationen angesammelt haben und das Projekt in seinem Erfolg ernsthaft gefährden.

Das Krisenmanagement beschäftigt sich mit dem Umgang derartig kritischer Situationen. Dazu gehören neben dem Projekt- und Risikomanagement im Rahmen der Krisenprävention, die Identifikation von Krisensituationen und die Entwicklung von Strategien, um bereits eingetretene Krisen zu bewältigen. Eine zentrale Rolle im Bauprozess nehmen dabei der Bauherr und der Projektsteuerer bzw. Architekt ein.

Von einer Projektkrise spricht man immer dann, wenn sich mehrere kritische Situationen angesammelt haben und das Projekt in seinem Erfolg ernsthaft gefährden.

Wie lässt sich eine Projektkrise identifizieren?

Selten entsteht eine Projektkrise von heute auf morgen. Zumeist handelt es sich um einen schleichenden Prozess, der eine Reihe von Phasen durchlauft und erst dann wirklich zum Vorschein kommt, wenn es bereits zu spät ist. Die kritischen Situationen haben sich dann bereits stark angehäuft und können nur noch mit großem zeitlichem und finanziellem Aufwand gelöst werden. Wichtig ist es deshalb, dass Sie das Projekt im Rahmen des Risikomanagements intensiv beobachten und aktiv nach Indikatoren Ausschau halten.

Erste Anzeichen im Projektmanagement

Den Grundstein für ein erfolgreiches Bauprojekt legt ein erfolgreiches Projektmanagement. Damit alle stets den Überblick behalten und die Arbeiten Hand in Hand gehen, bedarf es klaren Strukturen und Rollenverteilungen. Den Beteiligten sollte klar sein, welche Aufgaben zu erledigen und welche Ziele zu erreichen sind. Voraussetzung hierfür ist ein Projektverantwortlicher, der vor Ort ist, Entscheidungen trifft und Verantwortung übernimmt.

Bei der Identifizierung von sich anbahnenden Krisen ist deshalb unbedingt darauf zu achten, wie das Projekt strukturiert ist und gesteuert wird. Ungeklärte Ziele, Mitarbeiter, die ihre Projektaufgaben nur ungenau kennen, ein mangelndes Vertrauen in den Projektleiter oder Arbeitspakete, die seit Wochen „fast fertig“ sind, gehören in dieser Kategorie zu den typischen Indikatoren für eine sich anbahnende Krise

Erste Anzeichen im Team

Erfolgreiche Bauprojekte zeichnen sich vor allem durch eine intensive Zusammenarbeit aus. Nur wenn alle Beteiligten an einem Strang ziehen und auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten, kann dieses auch mühelos erreicht werden. Gerade in der heutigen Zeit, in denen sich Projektbeteiligte zunehmender Komplexität und Intensität konfrontiert sehen, kommt man einer gelungenen Zusammenarbeit nicht mehr vorbei.

Mangelt es bei Ihrem Projekt also an Kooperationsbereitschaft, werden Probleme personifiziert oder geht das gemeinsame Vertrauen in den Projekterfolg verloren, stehen die Chancen hoch, dass Ihr Projekt in eine Krise gerät bzw. sich bereits in einer solchen befindet. Ein besonderes Augenmerk ist dabei auf das Kernteam, d.h. die Zusammenarbeit zwischen Bauherrn, Architekt und Bauunternehmen, zu legen.

Erste Anzeichen in der Kommunikation

Eine weitere Voraussetzung für einen erfolgreichen Projektabschluss ist, dass zwischen den Akteuren ein regelmäßiger Austausch stattfindet. Dier sollte im Idealfall nicht nur zwischen einzelnen Parteien, sondern dem gesamten Projektteam stattfinden. So lassen sich Probleme rechtzeitig identifizieren, Prozesses optimieren und wertvolle Zeit und Kosten einsparen.

Aus dem Kommunikationsverhalten des Projektteams lassen sich eine Reihe von Krisenindikatoren ableiten. Als Beispiele seien hier das häufige Auftreten von Missverständnissen, eine Zunahme von Intransparenz sowie lange und indirekte Kommunikationswege aufzuführen. Kommunikationsprobleme machen sich aber auch bei der Motivation und der Zusammenarbeit der Betroffenen bemerkbar.

Erste Anzeichen bei den Ergebnisse (Zeit, Kosten und Qualität)

Zeit, Kosten und Qualität gelten als magisches Dreieck im Projektmanagement. Das Ziel eines jeden Bauherren ist es, sein Vorhaben möglichst schnell, kostengünstig und qualitativ hochwertig zu realisieren. Anhand der Dimensionen Zeit, Kosten und Qualität lassen sich eine Reihe von Zielen und Meilensteine definieren. Deren Erfüllung hängt wiederum von den bereits oben genannten Faktoren ab. Entsprechend ist die Kategorie der Ergebnisse eher den Spät- als Frühindikatoren zuzuordnen.

Folgende Indikatoren seien hier aufzulisten: Zwischentermine weder mehrfach nicht eingehalten, die Projektlaufzeit verlängert sich mehrfach, der Kostenrahmen wird in mehreren Positionen deutlich überschritten, die Arbeiten weisen erhebliche Qualitätsmängel auf und sind nur teilweise vollständig abgeschlossen. Spätestens bei diesem Zustand befindet sich das Projekt in einer Krise und bedarf Gegenmaßnahmen.

Wie lässt sich eine Projektkrisen bewältigen?

Nun, da Sie wissen, wie sich Projektkrisen identifizieren lassen, stellt sich die Frage, wie man diese erfolgreich bekämpft. Erfahrene Projektmanager haben gelernt, eine Krise zu akzeptieren und dieser entschlossen entgegenzutreten. Schließlich ist die Suche nach Schuldigen in dieser heiklen Lage absolut fehl am Platz. Viel wichtiger ist es, das Kernteam wieder zusammenzubringen und erste schnelle Erfolge herbeizuführen.

Schritt 1: Situation analysieren

Im ersten Schritt ist zu analysieren, wie weit die reale Situation vom erwünschten Zustand abweicht und wie sich die bestehenden Abweichungen erklären lassen. Dabei geht es nicht darum Schuldige festzumachen, sondern die Umstände aufzudecken, welche die Krise herbeigeführt haben. Sobald diese bekannt sind, stellt sich die Frage, ob sich eine Fortführung des Projektes überhaupt noch lohnt und ausreichend finanzielle Ressourcen vorhanden sind.

Schritt 2: Schaden begrenzen

Ist der Überblick geschaffen, dienen sogenannte Sofortmaßnahmen zur Schadensbegrenzung und sollen die weitere Ausbreitung der Krisenlage so lange zurückhalten, bis eine Lösung herbeigeführt ist. Die Maßnahmen hängen in erster Linie von den jeweiligen Problemen ab. Dies kann z.B. die Beschaffung eines Überbrückungskredits, die Beschäftigung eines neuen Bauunternehmers oder das Abhalten eines gemeinsamen Workshops sein.

Schritt 3: Maßnahmen bestimmen

Sobald die Lage beruhig und der Schaden begrenzt ist, folgt die Entwicklung einer nachhaltigen Fortführungsstrategie. Hierbei sind neue Ziele und Maßnahmen zu bestimmen. Im Idealfall kommt bei diesem Schritt das gesamte Projektteam zusammen. Sind alle Beteiligten in die strategische Planung involviert, erhöht sich die nämlich die Wahrscheinlichkeit, dass die Ergebnisse mitgetragen und später erfolgreich umgesetzt werden.

Schritt 4: Maßnahmen umsetzen

In diesem Schritt geht es um den eigentlichen Neustart des Projekts. Die Rahmenbedingungen wurden bereits in den oben genannten Schritten geschaffen. Nun gilt es sich wieder an die eigentliche Arbeit zu begeben. Die Konzentration sollte dabei auf der Motivation des Projektteams und weniger auf dem Abarbeiten von Aufgabenlisten liegen. Der Projektleiter sollte in dieser Phase klare Prioritäten setzen und erste Erfolgserlebnisse ermöglichen.

Schritt 5: Wiederauftreten verhindern

Die Krise ist überstanden. Sie haben das Projekt wieder auf die Spur gebracht und nähern sich ihren Ursprungszielen. Im letzten Schritt gilt es nun ein Widerauftreten einer Krise zu verhindern und das Projekt planmäßig abzuschließen. Den Projektleiter trifft hier die Aufgabe, die definierten Maßnahmen zu steuern und regelmäßig zu kontrollieren. Es ist ein aktives Risikomanagement gefragt, dass Gefahren erkennt und diese sofort abschwächt.

Sind alle Beteiligten in die strategische Planung involviert, erhöht sich die nämlich die Wahrscheinlichkeit, dass die Ergebnisse mitgetragen und später erfolgreich umgesetzt werden.

Fazit

Projektkrisen entsteht zumeist nicht von heute auf morgen, sondern entstehen in einem schleichenden Prozess. Die Ursachen für sie sind vielfältig, jedoch in den meisten Fällen auf die Zusammenarbeit der Beteiligten zurückzuführen. Pflegen Sie deshalb ein aktives Risikomanagement und reagieren Sie sofort, wenn das Projekt aus den Fugen zu geraten droht. Durch ein strukturiertes Vorgehen lassen sich die meisten Krisen überstehen und ursprungsziele doch noch erreichen.

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